Information sur les instruments de recherche en ligne

Les instruments de recherche accessibles ici en ligne ont pour l’essentiel été réalisés à partir d’inventaires papier imprimés ou dactylographiés. Pour le moment, seuls quelques uns ont été rédigés directement sous forme informatique.

La rétroconversion d’inventaires papier pose des problèmes particuliers : l’application des normes actuelles de structuration et de description à des instruments de recherche anciens et initialement conçus pour être feuilletés pourra en dérouter plus d’un, en particulier dans les séries dites anciennes, antérieures à la Révolution. Il est donc préférable de consulter la présentation d’un fonds ou d’une série (rubrique « Plus d’informations » dans le sommaire des fonds), avant de consulter l’inventaire lui-même : ainsi saura-t-on si l’instrument de recherche proposé a été réalisé à partir d’une version papier.

Il est nécessaire de s’attarder sur les inventaires sommaires des séries anciennes, que l’archiviste départemental Paul Raymond a publiés entre 1863 et 1876. On ne peut que saluer une telle performance au regard de la masse de documents (environ 700 mètres linéaires) et de la complexité des fonds concernés. L’informatisation de ces inventaires a été l’occasion de les restructurer autant que possible, pour faciliter leur compréhension. On en constate cependant les limites : normaliser a posteriori s’avère dans certains cas impossible – à moins de reclasser entièrement les fonds, ce qui n’était pas l’objectif. Ainsi Paul Raymond a-t-il tendance à privilégier le classement des documents par ordre chronologique à l’intérieur d’un même fonds. Dans ces conditions, restructurer systématiquement l’inventaire par typologie de documents ou par thème est difficile puisqu’une même liasse contient des pièces de toute sorte. On trouvera donc de longues listes de dates, qui ne sont guère parlantes mais qui ne doivent pas décourager l’internaute. Lorsque le cas s’est présenté, Paul Raymond a classé en tête des documents essentiels (cartulaire, séries de registres d’aveux et dénombrements, etc.), qui sont la plupart du temps reliés : sont alors mis en exergue des registres, suivis de liasses. Même si les uns et les autres visent le même objet, il n’est pas toujours possible de les rapprocher.

Pour ce qui est de l’indexation, la diversité des inventaires rédigés depuis la seconde moitié du XIXe siècle constitue un autre écueil : inventaires sommaires, avec des analyses apparemment très précises, mais en fait partielles ; répertoires numériques plus ou moins détaillés. Une indexation très – trop - fine risque alors de fausser les résultats de recherche. On a donc privilégié une indexation relativement légère non pas au niveau de chaque cote, mais au niveau le plus haut possible d’un inventaire et de ses différentes parties. On a insisté sur les institutions productrices de fonds depuis le Moyen Âge et sur certaines typologies de documents. Par conséquent, la recherche simple, en plein texte, est un outil indispensable pour compléter une recherche par autorités.